Privacyverklaring ASV Schaatsen en inlineskaten

Hierin is de volgende informatie opgenomen:

  • de doeleinden waarvoor de vereniging persoonsgegevens verwerkt;
  • hoe lang persoonsgegevens worden bewaard (of de criteria die de vereniging hanteert voor het vaststellen van de bewaartermijn);
  • aan welke (categorieën) derden persoonsgegevens eventueel worden doorgegeven;
  • de vermelding dat de betrokkene een gegeven toestemming voor een verwerking op ieder moment mag intrekken;
  • de vermelding dat de betrokkene een verzoek kan indienen tot inzage, correctie, verwijdering van persoonsgegevens, en het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De doeleinden waarvoor de vereniging persoonsgegevens verwerkt

ASV heeft de volgende gegevens nodig van elke lid:

  • voor- en achternaam met tussenvoegsels
  • adres
  • postcode
  • woonplaats
  • telefoonnummer(s)
  • geboortedatum
  • emailadres
  • bij leden jonger dan 16 jaar de naam en het telefoonnummer van de ouder/voogd/verzorger
  • pasnummer
  • KNSB-nummer
  • licentienummer.

Deze gegevens hebben wij nodig vanwege:

  • het kunnen vastleggen van de af te nemen abonnementen en toegangsbewijzen door de daartoe aangewezen organisaties van de bij de vereniging in gebruik zijnde banen waarop de trainingen van onze leden plaatsvinden;
  • de aan het ingeschreven lid gekoppelde lidmaatschap van het gewest;
  • de aan het ingeschreven lid gekoppelde KNSB-lidmaatschap met de daarbij behorende ongevallenverzekering;
  • het kunnen incasseren van de contributie en abonnementskosten;
  • het kunnen verzenden van facturen, herinneringen en aanmaningen via de mail bij niet-betalen na facturering;
  • het kunnen verzenden van begeleidende en/of benodigde informatie t.a.v. de ledenadministratie en financiële administratie;
  • het kunnen verstrekken van de adresgegevens aan een incassobureau indien niet aan de betalingsverplichtingen jegens de vereniging wordt voldaan.

De gegevens van de ouder/voogd/verzorger zijn, naast een AVG-verplichting, ook noodzakelijk om contact op te kunnen nemen met de ouder/voogd/verzorger bij calamiteiten waarbij het kind is betrokken.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren bovenstaande persoonlijke gegevens maximaal twee jaar na uitschrijving als lid dan wel één jaar nadat alle facturen betaald zijn. Het komt namelijk veelvuldig voor dat een ex-lid zich alsnog weer inschrijft binnen één jaar dan wel dat niet alle facturen betaald zijn. Na één volledig kalenderjaar zonder enig lidmaatschap of activiteit én als alle openstaande facturen zijn voldaan, worden alle persoonlijke gegevens verwijderd uit het ledenbestand. De niet gepersonaliseerde gegevens worden in de verenigingsdatabase bewaard. Alle administratieve gegevens van het lid, zoals facturen en de onderliggende correspondentie hierover, worden gedurende een periode van maximaal zeven jaar bewaard. Dit in verband met de fiscaal vereiste bewaartermijn van zeven jaar. Deze administratieve gegevens staan alleen ter inzage aan de penningmeester van de vereniging of zijn/haar ondersteunende vrijwilligers.

Aan welke (categorieën) derden geeft ASV-persoonsgegevens door/wie hebben er inzicht in persoonsgegevens?

ASV stelt alleen persoonsgegevens beschikbaar aan:

  • Jaap Eden ijsbaan
  • KNSB (zie doeleinden)
  • Baanvereniging Groot Amsterdam (zie doeleinden)
  • Gewest (zie doeleinden)
  • Belastingdienst, voor zover dat nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (Loonheffing)

Wie hebben we inzicht in persoonsgegevens?

  • De bestuursleden van ASV
  • De ledenadministrateur van ASV
  • Trainers
  • Coördinatoren ASV t.b.v. ASV-activiteiten:
    • Jeugd-, recreatie- en wedstrijdschaatsen,
    • Weissensee,
    • Natuurijsbaan,
    • super Cool!,
    • Webmaster.

De coördinatoren en de overige betrokken functionarissen moeten een verklaring ondertekenen waarin zij verklaren de gegevens alleen te gebruiken voor hun taak binnen ASV en dat zij deze gegevens op geen enkele wijze mogen doorgeven aan mensen buiten bovengenoemde instanties.
In de verklaring is opgenomen dat hun PC/laptop/device voorzien is van een up-to-date antivirus softwareprogramma. De ondertekende verklaringen moeten door het bestuur worden gearchiveerd en actueel worden gehouden.

Elk lid kan een gegeven toestemming voor een verwerking op ieder moment intrekken.

Elk lid kan via de website of schriftelijk een melding doen aan het bestuur en de ledenadministrateur van ASV dat zijn of haar persoonsgegevens niet meer gebruikt mogen worden. Het bestuur van ASV  zal controleren of het lid aan alle verplichtingen jegens ASV heeft voldaan (als er geen facturen of andere verplichtingen meer openstaan). Het melden en het voldoen aan alle verplichtingen jegens ASV heeft tot gevolg dat met onmiddellijke ingang uw ASV-lidmaatschap, de daaraan verbonden lidmaatschappen bij derden en de aan het KNSB-lidmaatschap verbonden ongevallenverzekering, worden beëindigd.

Elk lid kan een verzoek indienen tot inzage, correctie, verwijdering van persoonsgegevens, en het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Elk (ex)lid kan op verzoek een overzicht krijgen van de ledenadministratie waarin alle geregistreerde persoonsgegevens opgenomen zijn in de ledenadministratie. Hiertoe kan volstaan worden door dit verzoek te mailen aan ledenadministratie@asv-almere.nl. Mocht u om wat voor reden ontevreden zijn hoe ASV met uw persoonsgegevens omgaat of is gegaan staat het elk lid vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.