Privacyverklaring ASV Schaatsen en inlineskaten

AVG Protocol Almeerse Schaats Vereniging (ASV)

Versie 0.5
Datum: december 2018
Opgesteld door: John van den Broek en bestuur ASV

 

Privacy & sportvereniging: de privacyverklaring en het vragen van toestemming

Vanaf 25 mei 2018 geldt er nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). ASV is daarom verplicht om een privacyverklaring en het vragen van toestemming aan de Algemene Ledenvergadering voor te leggen en te laten accorderen.

De privacyverklaring

Als vereniging zijn wij verplicht om de leden te informeren over de manier waarop ASV omgaat met persoonsgegevens. Deze informatie kan beschikbaar worden gesteld via een zogeheten privacyverklaring. De informatieplicht geldt in principe voor alle verwerkingen binnen de vereniging, die zijn vastgelegd in het verwerkingsregister van de vereniging.

ASV moet de leden verplicht informeren over:

  • ledeninformatie (over verwerkingen in verband met het lidmaatschap);
  • websitebezoekers (bijvoorbeeld over de wijze waarop je hun surfgedrag bijhoudt);
  • sporttalent (bijvoorbeeld over de wijze waarop de vereniging hen monitort);
  • genomen foto’s bij ASV-activiteiten.

Wat neemt ASV op in de privacy verklaring?

In de privacyverklaring moet de volgende informatie worden opgenomen:

  • de doeleinden waarvoor de vereniging persoonsgegevens verwerkt;
  • hoe lang persoonsgegevens worden bewaard (of de criteria die de vereniging hanteert voor het vaststellen van de bewaartermijn);
  • aan welke (categorieën) derden persoonsgegevens eventueel worden doorgegeven;
  • de vermelding dat de betrokkene een gegeven toestemming voor een verwerking op ieder moment mag intrekken; en
  • de vermelding dat de betrokkene een verzoek kan indienen tot inzage, correctie, verwijdering van persoonsgegevens, en het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe stelt ASV de privacyverklaring beschikbaar?

ASV informeert de bestaande leden via de Algemene Ledenvergadering (ALV) dat er een privacyverklaring is opgesteld. Vraagt éénmalig de ALV akkoord te gaan met deze privacyverklaring. Vervolgens wordt deze privacyverklaring opgenomen op de website.

Voor nieuwe leden geldt dat zij, direct bij het vastleggen van zijn of haar persoonsgegevens, akkoord moeten gaan met de privacyverklaring van ASV.

Online inschrijving als lid/deelnemer ASV-evenement

Bij inschrijving online, als verenigingslid of als deelnemer aan een wedstrijd/evenement, verwijzen wij met een hyperlink duidelijk op het formulier naar de privacyverklaring op de website.

Op de aanmeldsite komt te staan "Onze vereniging verwerkt uw persoonsgegevens conform de privacyverklaring".

Iemand schrijft zich ter plaatse in (dus niet online) als lid/deelnemer ASV-evenement,

Bij papieren inschrijving verwijzen wij op het inschrijvingsformulier naar de privacyverklaring en leggen deze klaar voor eventuele raadpleging.

Websitebezoekers

Op onze website informeren wij bezoekers door het plaatsen van een link naar  de privacyverklaring onderaan elke sub-pagina van de website.

Daar waar bezoekers (voor bepaalde delen) zich moeten registreren met een account, verwijzen wij nogmaals uitdrukkelijk naar de privacyverklaring.

Foto’s

ASV-skeeler-landijsbaan

Op de ASV-skeelerbaan wordt een bord opgehangen met daarop de tekst dat het kan gebeuren dat bezoekers/deelnemers op foto’s terecht kunnen komen die op de ASV-site gepubliceerd worden. Op het bord wordt gemeld dat bezoekers zich kunnen  melden bij de fotograaf als ze niet op de foto willen. En een mailadres waar men zich kan melden als zij willen dat een bepaalde foto verwijderd moet worden omdat zij niet op de site gepubliceerd wensen te worden.

ASV-evenementen

Bij de inschrijving voor ASV-evenementen zal voortaan (naast de verwijzing naar de privacyverklaring) een melding te zien zijn dat het kan gebeuren dat deelnemers op foto’s terecht kunnen komen die op de ASV-site gepubliceerd worden. Deelnemers kunnen zich bij de fotograaf melden als ze niet op de foto willen. En een mailadres waar men zich kan melden als zij willen dat een bepaalde foto verwijderd moet worden omdat zij niet op de site gepubliceerd wensen te worden.

 

Kan of mag ASV wel verwijzen naar één algemene privacyverklaring?

Ja, maar alleen als de privacyverklaring een zorgvuldige toelichting geeft voor alle verwerkingen waarop de verklaring betrekking heeft.

Ter illustratie: gebruik je op de website één privacyverklaring voor zowel websitebezoekers als leden, dan kun je niet volstaan met informatie die slechts betrekking heeft op het gebruik van de website.

Het vragen van toestemming

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als de betrokkene uitdrukkelijk toestemming geeft. Toestemming is echter niet nodig voor iedere verwerking. Denk bijvoorbeeld aan verwerkingen die noodzakelijk zijn om als vereniging uitvoering te geven aan de lidmaatschapsovereenkomst met leden.

Toestemming is expliciet nodig bij:

  • de verzending van reclame per e-mail aan leden door verenigingssponsoren;
  • het analyseren van iemands online gedrag (bijvoorbeeld door het gebruik van cookies of locatiegegevens);
  • de plaatsing van foto’s van jeugdspelers op een publiek toegankelijke website; en
  • het gebruik van gezondheidsgegevens (denk bijvoorbeeld aan apps en wearables die een hartslag meten).

Waar moet je op letten bij het gebruik van toestemming?

  • Stilzwijgende toestemming is niet voldoende. ASV mag geen gebruik maken van een checkbox die automatisch is aangevinkt. Er is een actieve instemming nodig van de betrokkene.
  • Toestemming voor de verwerking van gegevens van een persoon die nog geen 16 jaar oud is, moeten wij vragen aan de ouder/voogd. ASV is verplicht deze verkregen toestemming vast te leggen. De vereniging moet achteraf kunnen aantonen dat een zekere toestemming daadwerkelijk is verleend. (ASV heeft de inschrijving voor nieuwe leden en evenementen hier op aangepast).
  • Een betrokkene heeft het recht om een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

 

De privacyverklaring van ASV

Hierin is de volgende informatie opgenomen:

  • de doeleinden waarvoor de vereniging persoonsgegevens verwerkt;
  • hoe lang persoonsgegevens worden bewaard (of de criteria die de vereniging hanteert voor het vaststellen van de bewaartermijn);
  • aan welke (categorieën) derden persoonsgegevens eventueel worden doorgegeven;
  • de vermelding dat de betrokkene een gegeven toestemming voor een verwerking op ieder moment mag intrekken;
  • de vermelding dat de betrokkene een verzoek kan indienen tot inzage, correctie, verwijdering van persoonsgegevens, en het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De doeleinden waarvoor de vereniging persoonsgegevens verwerkt

ASV heeft de volgende gegevens nodig van elke lid:

  • voor- en achternaam met tussenvoegsels
  • adres
  • postcode
  • woonplaats
  • telefoonnummer(s)
  • geboortedatum
  • emailadres
  • bij leden jonger dan 16 jaar de naam en het telefoonnummer van de ouder/voogd/verzorger
  • pasnummer
  • KNSB-nummer
  • Licentienummer

Deze gegevens hebben wij nodig vanwege:

  • het kunnen vastleggen van de af te nemen abonnementen en toegangsbewijzen door de daartoe aangewezen organisaties van de bij de vereniging in gebruik zijnde banen waarop de trainingen van onze leden plaatsvinden.
  • de aan het ingeschreven lid gekoppelde lidmaatschap van het gewest
  • de aan het ingeschreven lid gekoppelde KNSB-lidmaatschap met de daarbij behorende ongevallenverzekering.
  • het kunnen incasseren van de contributie en abonnementskosten
  • het kunnen verzenden van facturen, herinneringen en aanmaningen via de mail bij niet-betalen na facturering
  • het kunnen verzenden van begeleidende en/of benodigde informatie t.a.v. de ledenadministratie en financiële administratie
  • het kunnen verstrekken van de adresgegevens aan een incassobureau indien niet aan de betalingsverplichtingen jegens de vereniging wordt voldaan

De gegevens van de ouder/voogd/verzorger zijn, naast een AVG-verplichting, ook noodzakelijk om contact op te kunnen nemen met de ouder/voogd/verzorger bij calamiteiten waarbij het kind is betrokken.
 

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren bovenstaande persoonlijke gegevens maximaal twee jaar na uitschrijving als lid dan wel één jaar nadat alle facturen betaald zijn. Het komt namelijk veelvuldig voor dat een ex-lid zich alsnog weer inschrijft binnen één jaar dan wel dat niet alle facturen betaald zijn.

Na één volledig kalenderjaar zonder enig lidmaatschap of activiteit én als alle openstaande facturen zijn voldaan, worden alle persoonlijke gegevens verwijderd uit het ledenbestand.

De niet gepersonaliseerde gegevens worden in de verenigingsdatabase bewaard.

Alle administratieve gegevens van het lid, zoals facturen en de onderliggende correspondentie hier over, worden gedurende een periode van maximaal zeven jaar bewaard. Dit in verband met de fiscaal vereiste bewaartermijn van zeven jaar.

Deze administratieve gegevens staan alleen ter inzage aan de penningmeester van de vereniging of zijn/haar ondersteunende vrijwilligers.

 

Aan welke (categorieën) derden geeft ASV persoonsgegevens door/wie hebben er inzicht in persoonsgegevens?

ASV stelt alleen persoonsgegevens beschikbaar aan:

  • Jaap Edenbaan
  • KNSB (zie 1e kop doeleinden)
  • Baanvereniging Amsterdam  (zie doeleinden)
  • Gewest (zie doeleinden)
  • Belastingdienst, voor zover dat nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (Loonheffing)

Wie hebben we inzicht in persoonsgegevens?:de bestuursleden van ASV

  • de ledenadministrateur van ASV.
  • trainers
  • coördinatoren ASV t.b.v. ASV-activiteiten:
    • Jeugd-, recreatie- en wedstrijdschaatsen,
    • Weissensee,
    • Landijsbaan,
    • SuperCool,
    • Webmaster.

De coördinatoren en de overige betrokken functionarissen moeten een verklaring ondertekenen (zie bijlage) waarin zij verklaren de gegevens alleen te gebruiken voor hun taak binnen ASV en dat zij deze gegevens op geen enkele wijze mogen doorgeven aan mensen buiten bovengenoemde instanties.

In de verklaring is opgenomen dat hun PC/laptop/device voorzien is van een up-to-date antivirus softwareprogramma.

De ondertekende verklaringen moeten door het bestuur worden gearchiveerd en actueel worden gehouden.

 

Elk lid kan een gegeven toestemming voor een verwerking op ieder moment intrekken

Elk lid kan via de website of schriftelijk  een melding doen aan het bestuur en de ledenadministrateur van ASV dat zijn of haar persoonsgegevens niet meer gebruikt mogen worden. Het bestuur van ASV  zal controleren of het lid aan alle verplichtingen jegens ASV heeft voldaan (als er geen facturen of andere verplichtingen meer openstaan).

Het melden en het voldoen aan alle verplichtingen jegens ASV heeft tot gevolg dat met onmiddellijke ingang uw ASV-lidmaatschap, de daaraan verbonden lidmaatschappen bij derden en de aan het KNSB-lidmaatschap verbonden ongevallenverzekering, worden beëindigd.
 

Elk lid kan een verzoek indienen tot inzage, correctie, verwijdering van persoonsgegevens, en het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Elk (ex)lid kan op verzoek een overzicht krijgen van de ledenadministratie waarin alle geregistreerde persoonsgegevens opgenomen zijn in de ledenadministratie.

Hiertoe kan volstaan worden door dit verzoek te mailen aan ledenadministratie@asv-almere.nl.

Mocht u om wat voor reden ontevreden zijn hoe ASV met uw persoonsgegevens omgaat of is gegaan staat het elk lid vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

randomness